نرم افزار اتوماسیون اداری

سفارش دهید

این سامانه مبتنی بر وب بوده و امکان مدیریت تعداد نامحدودی از دبیرخانه‌ها  را دارد که به همراه نسخه آفلاین این سامانه قابلیتهای لازم برای انجام امور مکاتباتی را به سازمان اضافه خواهد کرد. با این سامانه می‌توان یک یا چند دبیرخانه را به صورت متمرکز مدیریت کرد و فعالیتها‌یی مانند ساخت نامه صادره، ثبت نامه‌های وارده، مدیریت بایگانی، تولید گزارشات مختلف را انجام داد. از جمله ویژگیهای دیگر این سامانه رعایت اصل سادگی است که امکان استفاده از آن را در سازمانهایی با ابعاد مختلف فراهم میکند. امکانات سیستم به شرح ذیل میباشد:

مدیریت دبیرخانه

  • تعریف تعداد نامحدود دبیرخانه
  • ساخت دفتر اندیکاتور برای هر سال
  • ساخت پرونده‌ها بصورت سلسله مراتبی
  • ساخت الگو برای نامه‌های صادره
  • امکان ساخت گیرندگان و فرستندگان نامه
  • ارجاع خودکار نامه‌ها توسط سیستم
  • امکان انتقال نامه میان پرونده‌ها و میان دپارتمان‌ها
  • امکان تعریف امضاء اشخاص
  • امکان تفویض کارتابل
  • مدیریت ارجاع میان دپارتمان‌ها
  • تعیین محدودیت‌های ارجاع نامه
  • تعریف قالب شماره نامه
  • امکان ادغام دبیرخانه‌ها

نامه نگاری صادره

  • امکان ایجاد نامه با نرم افزار word درون سامانه
  • ایجاد پیشنویس نامه توسط کاربران
  • ایجاد نامه صادره در دبیرخانه و پرینت نامه‌های صادره
  • شماره‌دهی خودکار نامه با امکان شماره‌دهی مجدد
  • امکان تعریف فرایند تایید نامه صادره
  • امکان پاراف نامه و قرار دادن امضاء برای نامه
  • امکان بایگانی موقت نامه
  • امکان ارسال نامه و بخش نامه به گروهی از دبیرخانه‌ها
  • امکان ارسال مجدد نامه
  • امکان ارجاع رونوشت نامه به دپارتمان‌ها
  • امکان مشاهده گزارش ارسال نامه
  • ثبت هامش نامه
  • بایگانی نامه‌های صادره

نامه نگاری وارده

  • دریافت خودکار نامه وارده
  • ثبت دستی نامه وارده
  • امکان عودت نامه وارده
  • ارجاع نامه به دپارتمان و پاراف نامه
  • مدیریت کارتابل نامه
  • تنظیم تاریخ پیگیری نامه وارده
  • بایگانی نامه وارده
  • امکان ارسال نامه‌های داخلی
  • مشاهده بایگانی کارتابل نامه

قابلیتهای عمومی

  • طبقه بندی نامه‌ها بر حسب محرمانگی ( عادی ، محرمانه، خیلی محرمانه .. )
  • طبقه‌بندی نامه‌ها بر حسب اهمیت و اولویت ( عادی، سریع، مهم.. )
  • اختصاص خودکار ردیف ثبت
  • امکان یادداشت گذاری برای نامه
  • تنظیم تاریخ پیگیری برای نامه
  • بایگانی متمرکز دبیرخانه
  • بایگانی وارده و صادره
  • برچسب گذاری بروی نامه‌ها
  • استفاده از ویرایشگر Word
  • ثبت بازگشت، پیرو و استناد نامه
  • امکان ضمیمه فایل به نامه
  • ایجاد نامه داخلی
  • گزارشگیری‌های متنوع
  • پشتیبانی از پروتکل ECE
  • امکان استفاده به صورت آفلاین در صورت قطع شبکه

 گزارشات

  • امکان جستجوی نامه‏ها به صورت پارامتریک
  • گزارش‌های آماری
  • گزارش ارجاعات
  • گزارش دفاتر
  • عملکرد کاربران

سررسید

  • امکان ثبت رویداد‌های آتی و جاری به صورت دستی و خودکار
  • امکان مشخص کردن اولویت فعالیت‌ها
  • یادآوری رویدادها
  • امکان مشاهده رویدادها بر اساس وضعیت
  • اقدام شده
  • اقدام نشده
  • تاریخ گذشته
  • منتظر کاری دیگر
  • امکان جستجوی پیشرفته رویدادها

 گزارش ساز پویا

  • محیط طراحی گرافیکی
  • تعریف فیلدهای گزارش
  • تعریف پارامترهای گزارش
  • مدیریت گزارشات ساخته شده
  • استفاده از الگوهای متنوع
  • امکان ویرایش گزارشات

مکاتبات